BAB I
PENDAHULUAN
System
informasi sumber daya manusia (human resources information system-HRIS)
menyediakan informasi kepada para seluruh manajer perusahaan mengenai sumber
daya manusia perusahaan mengilustrasikan HRIS menggunakan format yang sama,
seperti MKIS. System pengolahan transaksi menyediakan input data, seperti
halnya subsistem riset dumber daya manusia nyang menjalankan studi-studi khusus
dan sub system kecerdasan sumber daya manusia yang mengumpulkan data-data
lingkungan yang berhubungan dengan isu-isu seputar sumber daya manusia.
Setiap
output subsistem dalam HRIS memberikan aspek tertentu dari manajemen sumber
daya manusia seperti perencanaan, perekrutan tenaga kerja baru, pengaturan
target kerja, kompensasi untuk pekerja, peningkatan kesejahteraan pekerja, dan
mempersiapkan laporan-laporan mengenai sumber daya manusia yang diminta oleh
lingkungan, terutama lembaga pemerintah.
BAB II
PEMBAHASAN
Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
A. Definisi
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
Definisi
sumber daya manusia menurut para ahli:
·
Sumber daya manusia menurut Gomes
(2000) adalah salah satu sumber daya yang ada dalam organisasi, meliputi semua
orang yang melakukan aktivitas.
·
Sumber daya manusia menurut
Hasibuan (2002) adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang
dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan
lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk
memenuhi kepuasannya.
Sistem
yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan adalah sistem informasi sumber daya manusia
atau HRIS (human resource
information system). HRIS merupakan sistem informasi untuk mendukung
kegiatan-kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia. Fungsi ini dulunya
bernama fungsi department personalia sekarang diubah namanya menjadi fungsi SDM
untuk menunjukan bahwa manusia didalam organisasi adalah sumber daya ekonomis
yang penting.
Pengertian
menurut wikipedia.com, yang dimaksud sumber daya manusia adalah sebuah bentuk
interseksi atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia
(MSDM) dan teknologi informasi.
Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya
mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM
seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam
serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi
perencanaan sumber daya perusahaan atau enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem
ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi
yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal.
Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu
basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan
bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini
lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.
Sistem
informasi sumber daya manusia (SISDM) atau human resources information system (HRIS) adalah
program aplikasi komputer yang mengorganisir tata kelola dan tata laksana
manajemen sumber daya manusia di perusahaan guna mendukung proses pengambilan
keputusan atau biasa disebut dengan decision support system dengan menyediakan berbagai informasi yang
diperlukan.
Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi
Sumberdaya Manusia adalah:
A.
Timely (tepat waktu)
Informasi yang disajikan kepada pemakai harus dilakukandengan baik
atau benar dan harus up to date, serta diterapkan pada waktuyang layak dan
tepat waktu.
B.
Accurate (akurat)
Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai harus memenuhi tingkatakurasi
atau ketepatan yang tinggi, bebas dari pengertian yang menyesatkan,kesalahan
material dan dapat diandalkan oleh pemakainya.
C.
Concise (ringkas)
Manajer dapat menyerap banyak informasi yang dibutuhkan dalam
situasi tertentu.
D.
Relevant (relevan)
Manajer haruslah mendapatkan hanya informasi yang dibutuhkan dalam
situasi ter-tentu.
E.
Complete (lengkap)
Manajer harus mendapatkan informasi yang lengkap dan tidak
terpotong-potong.
Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki
karakteritik di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision
making).
B.
Tujuan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Dalam
sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) mempunyai dua tujuan utama dalam
organisasi antara lain :
1.
Untuk meningkatkan efisiensi,
dimana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi
Satu supaya lebih strategis dan berhubungan dengan
perencanaan sumber daya manusia. Ditinjau
dari manfaatnya sistem informasi sumber daya manusia mempunyai manfaat dalam
organisasi yaitu otomatis dalam sistem penggajian dan aktivitas tunjangan.
Dengan sistem informasi sumber daya manusia, catatan waktu karyawan dimasukan
dalam sistem, dan pengurangan yang sesuai dan penyesuaian karyawan lainnya akan
tercermin dalam pengecekan gaji terakhir.
2.
Tujuan kedua sistem informasi sumber
daya manusia adalah supaya lebih strategis dan berhubungan dengan peresncanaan
sumber daya manusia. Dengan mempunyai data yang mudah diakses akan membuat
perencanaan sumber daya manusia dan pembuatan keputusan manajerial didasarkan
lebih banyak pada informasi dari pada mengandalkan persepsi dan institusi
manajerial.
Untuk dapat merancang dan
menghasilkan suatu sistem informasi sumber daya manusia ada beberapa hal yang
perlu diperhatikan antara lain :
·
Informasi apa yang tersedia dan
informasi apa yang dibutuhkan mengenai orang-orang dalam organisasi?
·
Apa kegunaan informasi tersebut?
·
Siapa yang membutuhkan informasi
tersebut?
·
Serta kapan dan seberapa sering
informasi tersebut dibutuhkan?
Selanjutnya
kegunaan sistem informasi sumber daya manusia dapat digunakan pada :
Perencanaan dan analisis sumber daya manusia (SDM) Keseteraan dan pekerjaan
Kepegawaian Pengembangan SDM Kompotensi dan tunjangan Kesehatan, Keselamatan
dan Keamanan Hubungan karyawan dan buruh Peningkatan secara dramatis dalam
penggunaan internet telah
membangkitkan , baik kemungkinan maupun kekhawatiran professional sumber daya
manusia, terutama ketika membangun intranet dan ekstranet. Internet adalah
sebuah jaringan organisasional yang beroperasi melalui internet.Sedangkan
entranet adalah jaringan terhubung dengan internet yang memberikan karyawan
akses pada informasi yang disediakan oleh eksternal diantaranya Papan Buletin,
Akses Data, Swalayan Karyawan dan Hubungan yang diperpanjang.
C. Fungsi Sistem Sumber Daya Manusia
Sumber Daya Manusia merupakan
departemen atau divisi yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya
manusia dalam sebuah organisas atas kegiatan- kegiatan yang berhubungan dengan
sumber daya menusia seperti perekrutan, penerimaan, pendidikan, pelatihan,
manajemen data, penghentian, dan administrasi tunjangan. Sumber daya manusia
adalah faktor produksi yang kompleks apabila dibandingkan dengan factor
produksi lainnya. Manusia memiliki, kemauan, keinginan, cita-cita, dan emosi.
Tidaklah demikian dengan sumber daya lainnya.
Menurut Cherrington(1995: 11),
fungsi-fungsi sumber daya manusia terdiri dari:
1.
Staffing/Employment
Fungsi ini terdiri dari tiga
aktivitas penting, yaitu perencanaan, penarikan, dan seleksi sumber daya
manusia. Sebenamya para manajer bertanggung jawab untuk mengantisispasi
kebutuhan sumber daya manusia. Dengan semakin berkembangnya perusahaan, para
manajer menjadi lebih tergantung pada departemen sumber daya manusia untuk
mengumpulkan informasi mengenai komposisi dan keterampilan tenaga kerja saat
ini. Meskipun penarikan tenaga kerja dilakukan sepenuhnya oleh departemen
sumber daya manusia, departemen lain tetap terlibat dengan menyediakan
deskripsi dari spesifikasi pekerjaan untuk membantu proses penarikan. Dalam
proses seleksi, departemen sumber daya manusia melakukan penyaringan melalui
wawancara, tes, dan menyelidiki latar belakang pelamar. Tanggung jawab departemen
sumber daya manusia untuk pengadaan tenaga kerja ini semakin meningkat dengan
adanya hukum tentang kesempatan kerja yang sama dan berbagai syarat yang
diperlukan perusahaan.
2.
Performance Evaluation
Sumber daya manusia merupakan
tanggung jawab departemen sumber daya manusia dan para manajer. Para manajer
menanggung tanggung jawab utama untuk mengevaluasi bawahannya dan departemen
sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengembangkan bentuk penilaian
kinerja yang efektif dan memastikan bahwa penilaian kinerja tersebut dilakukan
oleh seluruh bagian perusahaan. Departemen sumber daya rnanusia juga perlu
melakukan pelatihan terhadap para manajer tentang bagaimana membuat standar
kinerja yang baik dan membuat penilaian kinerja yang akurat.
3.
Compensation (kompensasi)
Dalam hal kompensasi/reward
dibutuhkan suatu koordinasi yang baik antara departemen sumber daya manusia
dengan para manajer. Para manajer bertanggung jawab dalam hal kenaikan gaji,
sedangkan departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk mengembangkan
struktur gaji yang baik. Sistem kompensasi yang memerlukan keseimbangan antara
pembayaran dan manfaat yang diberikan kepada tenaga kerja. Pembayaran meliputi
gaji, bonus, insentif, dan pembagian keuntungan yang diterima oleh karyawan.
Manfaat meliputi asuransi kesehatan, asuransi jiwa, cuti, dan sebagainya.
Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk memastikan bahwa
kompensasi yang diberikan bersifat kompetitif diantara perusahaan yang sejenis,
adil, sesuai. dengan hukum yang berlaku (misalnya:UMR), dan memberikan
motivasi.
4.
Training and Development Departemen
Sumber daya manusia
bertanggung jawab untuk membantu para manajer menjadi pelatih dan penasehat
yang baik bagi bawahannya, menciptakan program pelatihan dan pengembangan yang
efektif baik bagi karyawan baru (orientasi) maupun yang sudah ada (pengembangan
keterampilan), terlibat dalam program pelatihan dan pengembangan tersebut,
memperkirakan kebutuhan perusahaan akan program pelati han dan pengembangan,
serta mengevaluasi efektifitas progam pelatihan dan pengembangan. Tanggung
jawab departemen sumber daya manusia dalam hal ini juga menyangkut masalah
pemutusan hubungan kerja Tanggung jawab ini membantu restrukturisasi perusahaan
dan memberikan solusi terhadap konflik yang terjadi dalam perusahaan.
5. Employee Relations
Dalam perusahaan yang memiliki
serikat pekeja, departemen sumber daya manusia berperan aktif dalam melakukan
negosiasi dan mengurus masalah persetujuan dengan pihak serikat pekerja.
Membantu perusahaan menghadapi serikat pekerja merupakan tanggung jawab
departemen sumber daya manusia. Setelah persetujuan disepakati, departemen
sumber daya manusia membantu para manajer tentang bagaimana mengurus
persetujuan tersebut dan menghindari keluhan yang lebih banyak. Tanggung jawab
utama departernen sumber daya manusia adalah untuk menghindari praktek-praktek
yang tidak sehat (misalnya : mogok kerja, demonstrasi). Dalam perusahaan yang
tidak memiliki serikat kerja, departemen sumber daya manusia dibutuhkan untuk terlibat
dalam hubungan karyawan. Secara umum, para karyawan tidak bergabung dengan
serikat kerja jika gaji mereka cukup memadai dan mereka percaya bahwa pihak
perusahaan bertanggung jawab terhadap kebutuhan mereka. Departemen sumber daya
manusia dalam hal ini perlu memastikan apakah para karyawan diperlakukan secara
baik dan apakah ada cara yang baik dan jelas untuk mengatasi keluhan. Setiap
perusahaan, baik yang memiliki serikat pekerja atau tidak, memerlukan suatu
cara yang tegas untuk meningkatkan kedisiplinan serta mengatasi keluhan dalam
upaya mengatasi permasalahan dan melindungi tenaga kerja.
6.
Safety and Health
Setiap perusahaan wajib untuk
memiliki dan melaksanakan program keselamatan untuk mengurangi kejadian yang
tidak diinginkan dan menciptakan kondisi yang sehat. Tenaga kerja perlu
diingatkan secara terus menerus tentang pentingnya keselamatan kerja Suatu
program keselamatan kerja yang efektif dapat mengurangi jumlah kecelakaan dan
meningkatkan kesehatan tenaga kerja secara umum. Departemen sumber daya manusia
mempunyai tanggung jawab utama untuk mengadakan pelatihan tentang keselamatan
kerja, mengidentifikasi dan memperbaiki kondisi yang membahayakan tenaga kerja,
dan melaporkan adanya kecelakaan kerja.
7. Personnel
Research
Dalam usahanya untuk meningkatkan
efektifitas perusahan, departemen sumber daya manusia melakukan analisis
terhadap masalah individu dan perusahaan serta membuat perubahan yang sesuai.
Masalah yang sering diperhatikan oleh departemen sumber daya manusia adalah
penyebab terjadinya ketidakhadiran dan keterlambatan karyawan, bagaimana
prosedur penarikan dan seleksi yang baik, dan penyebab ketidakpuasan tenaga
kerja.
D. Kegiatan Utama Sumber Daya Manusia
SDM mendukung area fungsional
lain dengan membantu mendapatkan personil baru, mempersiapkan personil untuk
melakukan tugasnya, dan menangani semua pencatatan yang berhubungan dengan
pegawai dan mantan pegawai. Dalam memenuhi tanggung jawabnya, SDM melaksanakan
empat kegiatan utama yaitu:
1. Perekrutan dan Penerimaan
(Recruiting and Hiring).
Sumber daya manusia membantu
menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. Sumber daya manusia selalu mengikuti
perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek
kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
Rekrutmen adalah proses
mencari, menemukan, mengajak dan menetapkan sejumlah orang dari dalam maupun
dari luar perusahaan sebagai calon tenaga kerja dengan karakteristik tertentu
seperti yang telah ditetapkan dalam perencanaan sumber daya manusia. Merekrut
pegawai adalah pekerjaan klasik yang sudah ada dan dilakukan baik untuk
keperluan pribadi atau keluarga maupun perusahaan. Pekerjaan ini memang dapat
dilakukan begitu saja tanpa ilmu manajemen tertentu, hanya berdasarkan intuisi
apakah seseorang yang akan direkrut baik atau tidak attitudenya dan cocok atau
tidak dengan jenis pekerjaannya.
Hal-hal yang perlu
diperhatikan agar rekrutmen tersebut menjadi efektif, yaitu:
- Posisi atau jabatan yang
diperlukan untuk diisi, apakah untuk level managerial atau untuk level staff
- Sebutkan gender yang
diinginkan termasuk juga statusnya
- Rentang usia biasanya
terkait erat dengan pengalaman kerja dan tingkah laku
- Pengalaman yang dibutuhkan
oleh perusahaan dari calon karyawan yang berpengaruh pada keahlian, kemampuan,
dan pengetahuan.
- Perhatikan riwayat
pengalaman kerja calon karyawan, sesuai dengan bidang usaha yang kita inginkan
- Penampilan juga turut menentukan
- Tempat tinggal calon
karyawan dari kantor kita.
Seleksi dan rekrutmen
bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai
hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi- posisi yang tepat.
Sedangkan penerimaan adalah proses menerima sejumlah orang sebagai pegawai
setelah melalui proses seleksi yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
2. Pendidikan dan Pelatihan.
Selama periode kepegawaian seseorang, sumber daya
manusia dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang
diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
Pendidikan dan Pelatihan Pendidikan dan pelatihan memiliki fungsi untuk
menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai
aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan
kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal
maupun eksternal.
Pendidikan dan pelatihan digunakan untuk :
- Mendapatkan kualitas dan kuantitas pegawai yang
tepat yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.
- Memberikan informasi kepada pegawai sehingga dapat
menambah pengetahuan dan keterampilan.
- Memberikan pengertian tentang kewajiban dan
tanggung jawab dari suatu jabatan dan tentang tugas-tugas yang terkandung dalam
tiap jabatan, serta bagaimana melaksanakan tugas tersebut. Agar menyediakan
Pelatihan yang baik untuk karyawan yang berpendidikan tinggi dan untuk karyawan
yang berpendidikan rendah maka perusahaan harus memberikan suatu fasilitas. Hal
ini dilakukan agar karyawan yang berpendidikan rendah dapat memperoleh
pendidikan tinggi dan karyawan yang berpendidikan tinggi dapat lebih
meningkatkan kemampuannya.
3. Manajemen Data.
Manajemen
data adalah suatu kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pegawai dan
memproses data tersebut sehingga data tersebut dapat digunakan sebagai sumber
informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi semua yang membutuhkan. Sumber daya manusia menyimpan
database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk
memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
4. Penghentian dan Admistrasi
Tunjangan.
Tunjangan
Kegiatan penghentian berfungsi untuk mengelola seluruh tindakan pemutusan
hubungan kerja dalam organisasi yang disebabkan karena banyak hal seperti
habisnya masa kontrak, pensiun, meninggal, atau karena suatu kesalahan yang
menyebabkan seorang pegawai harus diberhentikan. Sedangkan administrasi
tunjangan suatu kegiatan di dalam perusahaan yang bertugas untuk mengelola
tunjangan-tunjangan yang harus diberikan kepada pegawai yang masih bekerja
maupun pagawai yang sudah pensiun. Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan
mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, sumber daya manusia
mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
E. Tahap-Tahap
Pengembanagan Sistem Sumberdaya Manusia (SISDM)
Tahap-tahap proses desain pengembangan SISDM dapat dirinci sebagai berikut :
Tahap-tahap proses desain pengembangan SISDM dapat dirinci sebagai berikut :
a.
Usulan Kepada
Manajemen
Tahap pengusulan berkenaan dengan masalah-masalah umum yang dihadapi organisasi dan diarahkan pada suatu keputusan untuk menyelidiki lebih lanjut. Pada tahap ini, konsep pengembangan SISM diajukan, dan oleh karena itu berbagai parameter system secara keseluruhan dan analisis biaya/manfaat besar perlu diuraikan. Masalah-masalah kebijaka biasanya dibahas, dan dampak system terhadap dinamika organisasi dinyatakan. Tahap ini diakhiri dengan saran-saran untuk manajemen bahwa analisis kebutuhan perlu dilakukan.
Tahap pengusulan berkenaan dengan masalah-masalah umum yang dihadapi organisasi dan diarahkan pada suatu keputusan untuk menyelidiki lebih lanjut. Pada tahap ini, konsep pengembangan SISM diajukan, dan oleh karena itu berbagai parameter system secara keseluruhan dan analisis biaya/manfaat besar perlu diuraikan. Masalah-masalah kebijaka biasanya dibahas, dan dampak system terhadap dinamika organisasi dinyatakan. Tahap ini diakhiri dengan saran-saran untuk manajemen bahwa analisis kebutuhan perlu dilakukan.
b.
Analisis Kebutuhan
Tahap ini diarahkan untuk merinci lebih lanjut masalah-masalah umum yang dinyatakan dalam tahap usulan menjadi beberapa sasaran dan spesifikasi pemakai. Tujuan utama tahap ini adalah menemukan masalah-masalah sesungguhnya dan mengembangkan berbagai metode dan strategi untuk menanggapi kebutuhan-kebutuhan tersebut. Analisis kebutuhan mencakup analisis biaya dan manfaat secara lebih rinci, alternatif-alternatif dalam pengembangan, berbagai masukan keluaran system. “trade offs” dalam pengembangan berbagai pilihan yang mungkin dibahas, dan atas dasar informasi ini manajemen kemudian dapat menentukan apakah proyek dapat dilanjutkan atau memerlikan perubahan-perubahan atau tidak dilanjutkan.
Tahap ini diarahkan untuk merinci lebih lanjut masalah-masalah umum yang dinyatakan dalam tahap usulan menjadi beberapa sasaran dan spesifikasi pemakai. Tujuan utama tahap ini adalah menemukan masalah-masalah sesungguhnya dan mengembangkan berbagai metode dan strategi untuk menanggapi kebutuhan-kebutuhan tersebut. Analisis kebutuhan mencakup analisis biaya dan manfaat secara lebih rinci, alternatif-alternatif dalam pengembangan, berbagai masukan keluaran system. “trade offs” dalam pengembangan berbagai pilihan yang mungkin dibahas, dan atas dasar informasi ini manajemen kemudian dapat menentukan apakah proyek dapat dilanjutkan atau memerlikan perubahan-perubahan atau tidak dilanjutkan.
c.
Spesifikasi Sistem
Tahap ini memerlukan isi system yang sebenarnya dari sudut pandang pemakai. Berbagai fungsi dasar system dijelaskan serinci mungkin untuk menentukan urutan kegiatan pemerosesan. Semua produk akhir system dan semua masukan yang diperlukan diuraikan. Semua fungsi manual yang disyaratkan ditentukan. Tingkat akurasi dan jangka waktu yang harus dipenuhi system dijabarkan oleh para pemakai. Semua ukuran pengawasan, kerahasiaan dan keamanan juga harus ditetapakan. Dalam tahap ini, para pemakai menguraikan berbagai kebutuhan dan keinginan mereka, dan sasaran-sasaran sistem diterjemahkan menjadi dua bentuk keluaran, laporan dan analisis. Jadi, tahap ini menguraikan apa yang akan dilakukan SISM dan bagaimana system akan diopersi.
Tahap ini memerlukan isi system yang sebenarnya dari sudut pandang pemakai. Berbagai fungsi dasar system dijelaskan serinci mungkin untuk menentukan urutan kegiatan pemerosesan. Semua produk akhir system dan semua masukan yang diperlukan diuraikan. Semua fungsi manual yang disyaratkan ditentukan. Tingkat akurasi dan jangka waktu yang harus dipenuhi system dijabarkan oleh para pemakai. Semua ukuran pengawasan, kerahasiaan dan keamanan juga harus ditetapakan. Dalam tahap ini, para pemakai menguraikan berbagai kebutuhan dan keinginan mereka, dan sasaran-sasaran sistem diterjemahkan menjadi dua bentuk keluaran, laporan dan analisis. Jadi, tahap ini menguraikan apa yang akan dilakukan SISM dan bagaimana system akan diopersi.
d.
Desain Sistem
Dalam tahap desain ini, system keseluruhan dirinci secara spesifik agar semua fungsi dapat diperiksa dan semua program dapat disebutkan. Perancang system menentukan bagaimana SISM akan mencapai sasaran-sasaran yang dirumuskan dalam tahap spesifikasi. Program-program computer dirancang, dan semua konfigurasi perangkat keras (hardwere) dan lunak (softwere) ditentukan. Di samping itu, hubungan antara fungsi-fungsi manusia dan mesin dijelaskan, dan dokumentasi pemakai dan program-program latihan yang sesuai diidentifikasi dan bahan-bahan latihan disusun.
Dalam tahap desain ini, system keseluruhan dirinci secara spesifik agar semua fungsi dapat diperiksa dan semua program dapat disebutkan. Perancang system menentukan bagaimana SISM akan mencapai sasaran-sasaran yang dirumuskan dalam tahap spesifikasi. Program-program computer dirancang, dan semua konfigurasi perangkat keras (hardwere) dan lunak (softwere) ditentukan. Di samping itu, hubungan antara fungsi-fungsi manusia dan mesin dijelaskan, dan dokumentasi pemakai dan program-program latihan yang sesuai diidentifikasi dan bahan-bahan latihan disusun.
e.
Pengembangan Sistem
Program-program computer dibuat dalam tahap ini. Fungsi-fungsi manusia juga dijabarkan dalam bentuk diskripsi dan spesifikasi pekerjaan. Semua bagian system diuji dengan data yang disuplai dari pemakai. Berbagai program latihan dikembangkan, dan percobaan-percobaan dilaksanakan dalam situasi-situasi uji semu (dummy test) maupun dengan data sesungguhnya.
Program-program computer dibuat dalam tahap ini. Fungsi-fungsi manusia juga dijabarkan dalam bentuk diskripsi dan spesifikasi pekerjaan. Semua bagian system diuji dengan data yang disuplai dari pemakai. Berbagai program latihan dikembangkan, dan percobaan-percobaan dilaksanakan dalam situasi-situasi uji semu (dummy test) maupun dengan data sesungguhnya.
f.
Instalasi Dan
Konversi
Setelah pengujian dilingkungan “laboratorium” berhasi, SISM dipasang dilingkungan organisasi pemakai da diuji lagi, sebelum perobaa dilakukan, dengan menggunakan data semu. Keseluruhan SISM kemudian dicoba dengan menggunakan data sesungguhnya, dan para pemakai dilatih tenang cara pengoperasian sistem. Penyesuaian-penyesuaian dilakukan, dan bila system berjalan baik, system lama bias dihentikan.
Setelah pengujian dilingkungan “laboratorium” berhasi, SISM dipasang dilingkungan organisasi pemakai da diuji lagi, sebelum perobaa dilakukan, dengan menggunakan data semu. Keseluruhan SISM kemudian dicoba dengan menggunakan data sesungguhnya, dan para pemakai dilatih tenang cara pengoperasian sistem. Penyesuaian-penyesuaian dilakukan, dan bila system berjalan baik, system lama bias dihentikan.
g.
Evaluasi
Kerja SISDM, baru diukur dengan sasran-sasran yang telah ditetapkan pada tahap-tahap awal. Biaya-biaya penjalanan system, akurasi dan ketepatan laporan, serta berbagai krakteristik operasional lainnya dievaluasi dan dilaporkan kembali kepada manajemen. Bila perlu, berbagai penggantian dan perubahan (modifikasi) dapat dilakukan untuk memperbaiki kerja system.
Kerja SISDM, baru diukur dengan sasran-sasran yang telah ditetapkan pada tahap-tahap awal. Biaya-biaya penjalanan system, akurasi dan ketepatan laporan, serta berbagai krakteristik operasional lainnya dievaluasi dan dilaporkan kembali kepada manajemen. Bila perlu, berbagai penggantian dan perubahan (modifikasi) dapat dilakukan untuk memperbaiki kerja system.
Tiap
perusahaan pasti memiliki sistem untuk mengumpulkan dan memelihara data yang
menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan
melaporkan informasi itu kepada pemakai. Sistem ini dinamakan sistem manajemen
sumber daya manusia (human resource information system) atau HRIS. Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi/pertemuan
antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi
informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya
mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktifitas-aktifitas MSDM
seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam
serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi
perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP).
F. Sumber
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sumber Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Membentuk sistem informasi sumber daya manusia yang komprehensif, memerlukan
informasi yang diperoleh dari berbagai sumber. Formulir-formulir khusus dan
kuisioner ± kuisioner dapat dibuat untuk mengumpulkan informasi bagi keperluan
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia, diungkapkan oleh Henry Simamora (1997
:94) di dalam bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia.
Sumber-sumber informasi dari Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia adalah sebagai berikut :
§ Blangko-Blangko Lamaran
Blangko lamaran harus
dirancang sebagai guna mengumpulkan informasi yang dibutuh-kan untuk Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia. Informasi ini mencakup tingkat pendidikan,
keahlian, dan data biografis lainnya yang relevan. Setelah si calon diseleksi,
diminta menyelesaikan blanko kedua yang meminta informasi yang lebih rinci
untuk keperluan Sistem Informasi Sumber DayaManusia.
§ Evaluasi-evaluasi penting
Informasi penting harus dimutahirkan
secara periodik meliputi keahlian ± Keahlian dan bakat karyawan, tingkat
kinerja saat ini dan potensipertumbuhannya. Organisasi memerlukan informasi
yang sahih untuk membuat keputusan-keputusan perencanaan jangka panjang
me-nyangkut individu-individu yang memiliki potensi promosi
§ Maklumat-maklumat perubahan
personalia
Organisasi telah mengembangkan
blanko sederhana yang disebut maklumat perubahan personalia (personal change
notice), dimana penyedia dimintamelengkapi dan mengirimkan ke bagian sumber
daya manusia.
§ Tindakan-tindakan
pendisiplinan
Informasi yang bersangkut paut
tindakan disipliner formal juga diperlukan dalam Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia. Beberapa organisasi menggunakan formulir khusus untuk me-laporkan
informasi ini kepada bagian sumber daya manusia.
§ Daftar gaji
Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia kadang-kadang berisi riwayat gajisetiap karyawan, termasuk gaji dasar,
persentase kenaikan setiap tahun dan setiap bonus serta penghargaan khusus yang
telah diberikan. Informasi ini dapat menjadi bagian dari data yang disediakan
melalui formulir evaluasi kerja.
G.
Komponen Sistem Informasi Sumber
Daya Manusia
Ada tiga komponen fungsional dalam Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia yang dikemukakan oleh Henry Simamora dalam
bukunya Manajemen Sumber Daya Manusia adalah :
a.
Fungsi Masukan
Yaitu memberikan kemampuan
untuk memasukan informasi personalia kedalam Sistem Sumber Daya Manusia, fungsi
ini mengumpulkan data sepertisiapa yang mengumpulkan data, kapan, dan bagaimana
data diproses. Masukan-masukan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia serupa
dengan system manual, informasi karyawan, kebijakan-kebijakan dan prosedur
sumber daya manusia dan informasi yang berkaitan dengan personalia lainnya
harus dimasukan ke dalam sistem agar dapat digunakan. Informasi ini biasanya
dimasukan dari dokumen-dokumen (seperti formulir lamaran) ke dalam komputer
pribadi yang dihubungkan dengan komputer besar (mainframe computer). Informasi
dapat diketik, dibaca secara digital atau dipindah (scanned) dari
dokumen-dokumen dimasukan kedalam sistem dari komputer-komputerlainnya atau
diambil dari mesin-mesin lainnya yang dihubungkan dengankomputer (misalnya
mesin absensi yang dihubungkan langsung dengan komputer).
b.
Fungsi Pemrosesan
Sistem data dimasukan ke dalam
sistem informasi, fungsi pemeliharaan databaru (data maintenance function) akan
memperbaharui dan menambahkan data baru ke dalam basis data yang ada. Dalam
sistem yang tidak terkomputerisasi, karyawan melakukan hal ini dengan tangan,
mereka mengarsipkan dokumen dokumen kertas dan membuat masukan-masukan data ke
dalam arsip ± arsip. Sistem yang terkomputerisasi melakukan fungsi ini secara
akurat dan cepat.
c.
Fungsi Keluaran
Merupakan fungsi yang paling
terlihat dari sebuah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.Untuk menghasilkan
fungsi keluaran yang bernilai bagi pemakai- pemakai komputer, Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia harus memproses keluaran tersebut, membuat
kalkulasi-kalkulasi yang diperlukan dan setelah itu memformat persentasinya
dengan cara yang dapat dimengerti oleh para pemakai. Sistem yang tidak
terkomputerisasi melakukan hal ini secara manual, menyusun statistik-statistik
dan mengetik laporan-laporan. Sistem yang terkomputerisasi melakukan hal ini
dengan menggunakan program-program yang canggih.
H. Model System
informasi sumber daya manusia (human resources information system-HRIS)
Model HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output.
Model HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output.
Ø INPUT HRIS terdiri atas 3
subsistem yaitu :
1.
SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan
data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari
sumber daya personil bail keuangan maupun non keuangan.
2.
Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk
mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi
(succession Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and
Evaluation), Penelitian Keluhan (Grievance Studies).
3.
Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi
mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan
perusahaan yang meliputi:
·
Intelijen
Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang
membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
·
Intelijen
Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan
asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan
universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru.
Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan
melaksanakan fungsi perekrutan dan peneriamaan.
·
Intelijen
Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi
yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan
perusahaan.
·
Intelijen
Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi yang
menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan rekreasi.
Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan
internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas
lokalnya.
·
Intelijen
Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi
ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
·
Intelijen
Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan
dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi
perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa
perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan
mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin
informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
Kemudian dari model subsistem
input HRIS dimasukkan ke dalam suatu database yang telah dirancang oleh
perusahaan tersebut. Database HRIS bukan hanya data mengenai pegawai tetapi
juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaan yang
mempengaruhi arus personil.
Ø OUTPUT HRIS terdiri atas 6
subsistem yaitu :
1.
Subsistem Perencanaan Kerja
Merupakan informasi yang
dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam
jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk
analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan
perencanaan tenaga kerja itu sendiri.
2.
Subsistem Perekrutan
Merupakan informasi-informasi
yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal.
Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja,
penjadwalan wawamcara, perekrutan dan analisis rekruitmen.
3.
Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
Merupakan informasi–informasi
yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi–informasi
ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi
keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
4.
Subsistem Tunjangan
Merupakan informasi tentang
penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan
gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
5.
Subsistem Benefit
Meliputi benefit yang diterima
oleh karyawan. Benefit berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif
yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat
tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun.
6.
Subsistem Pelapor Lingkungan
Informasi–informasi ini
berhubungan dengan keluhan – keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan
karyawan dan lingkungan kerjanya.
I. Proses Dalam Pengolahan Sumber
Daya Manusia
Manajemen
sumber daya manusia tidak terjadi pada lingkungan yang statis, tapi pada
lingkungan yang selalu berubah. Karena itu proses pengolahan sumber daya
manusia di perusahaan tidak pernah berenti demi mendapatkan sumber daya yang
sesuai dengan waktu dan tugas yang ahrus dipikulnya. Bebrapa proses yang
dilakukan dalam mengolah sumber daya manusia adalah
1. Perencanaan
SDM, aktivitas ini dimaksudkan untuk mendapatkan sumber daya manusia yang
selalu sesuai dengan kebutuhan. Tujuan ini dilakukan dengan melakukan analisis
terhadap infomasi yang berkaitan dengan SDM yang ada diperusahaan saat ini
seperti;
a. Informasi keahlian yang dimiliki dan yang
diperlukan, lowongan pekerjaan yang ada dan rencana penambahan atau pengurangan
karyawan dibagian tertentu
b. Informasi
tentang lingkungan seperti informasi tentang pasar tenaga kerja.
Dalam pelaksanaan sumber daya
manusia ada 2 aspek yang harus dipertimbangkan, seperti;
a) Kebutuhan
SDM dimasa mendatang dengan menetukan berapa jumlah, jenis dan tingkat keahlian
SDM yang diperlukan.
b) Keseimbangan
SDM dimasa mendatang dengan membandingkan kebutuhan SDM dimasa mendatang dengan
jumlah karyawan saat ini yang diperkirakan tetap bergabung dengan organisasi.
c) Penerimaan atau pemutusan hubungan kerja
berdasarkan kondisi SDM saat ini dan kebutuhan dimasa datang.
d) Pengembangan
SDM yang dimaksudkan untuk menjamin terpenuhnya kebutuhan organisasi akan
karyawan yang memiliki kemapuan dan penglaman yang sesuai.
2. Penerimaan,
aktivitas ini berkaitan dengan masalah pengadaan SDM yang sesuai dengan
kebutuhan yang telah direncanakan. Pencarian SDM biasanya dilakukan melalui
Koran, internet, penyalur tenaga kerja, dari mulut kemulut dan mencari
kekapus-kampus.
3. Pemilihan,
aktivitas ini dilakukan dengan mengevaluasi informasi yang diperoleh dari
formulir pendataran atau lamaran yang diterima, interview, berbagai macam tes,
seperti tes iQ dan EQ dan lain bentuk informasi yang dianggap perlu oleh
manajemen SDM dalam penyeleksian untuk mendapatkan SDM yang sesuai denga
rencana yang telah ditentukan.
4. Sosialisasi,
aktivitas ini dilakukan untuk membantu SDM yang baru diterima agar secara harus
dapat beradaptasi dengan lingkungan intern organisasi. SDM baru tersebut
diperkenalkan dengan rekan-rekan barunya serta tanggung jawab yang diembannya.
5. Pelatihan
dan pengembangan, aktivitas pelatihan dimaksudkan untuk meningkatkan
kinerja SDM saat ini agar mampu melaksanakan tugas yang diberikannya secara
efektif dan efisien, sedangkan program pengembanganya dimaksudkan untuk mempromosikan
SDM tersebut.
6. Penilaian
kerja, aktivitas ini dilakukan dengan mambandingkan antara kinerja
secara individu/organisasi/sub organisasi dengan standar yang telah ditentukan.
7. Promosi,
mutasi, penurunan pangkat, pemecatan, aktivitas ini mencerminkan nilai SDM
tertentu bagi organisasi perusahaan. SDM yang menunjukan kinerja yang baik akan
dipromosikan ke jabatan yang lebih tinggi atau ditingkatkan keahliannya
sedangkan SDM yang memiliki kinerja rendah akan diturunkan pangkatnya,
dipindahkan ke posisi yang kurang penting atau dipecat.
J.
HRD
(Human Resource Department)
HRD
atau yang sering dipanjangkan menjadi Human Resources Department, bertanggung
jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Dalam
pengelolaan sumber daya manusia yang ideal dalam sebuah organisasi memiliki 8
aspek/pilar, yaitu dimulai dari :
1. Seleksi
dan Rekrutmen
Seleksi dan rekrutmen
bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai
hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat.
Metode seleksi biasanya sangat bervariasi, mulai dari psiko test, interview,
skill test, referensi maupun assessment center.
2. Pelatihan
dan Pengembangan (Training and Development)
Training (pelatihan)
dan development memiliki fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam
organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan
sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja.
3. Compensation
and Benefit (Compensation and Benefit)
Compensation and Benefit
Penilaian kinerja merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard
kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar
performance management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga
implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang
harus dicapai oleh organisasi.
4. Manajemen
Kinerja (Performance Management)
Manajemen kinerja ini
bertujuan mengatur satuan tugas agar selalu dijadikan acuan dalam melaksanakan
tugasnya.
5. Perencanaan
Karir (Career Planning)
Career Planning
bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh
anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir
menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada
kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok
kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan
mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari
setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau
bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer
path).
6. Hubungan
Karyawan (Employee Relations),
Employee Relation
Management biasanya juga berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan
pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga
penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam
organisasi.
7. Separation
Management
Separation Management
adalah fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam
organisasi bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya
masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau
early retirement (pensiun sebelum masanya).
8. Personnel
Administration and HRIS
Personnel
Administration yang biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah
fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini
bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit
lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan.
Masing-masing aspek inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.
Masing-masing aspek inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.
Daftar
Pustaka
1 komentar:
Thanks artikelnya sangat membantu ^-^
Post a Comment